スッキリとした表現で正確に伝わる実用文を書く方法
感染症が蔓延している昨今においては、ビジネスシーンでも文面でのやり取りが増えました。
対面なら相手に伝えられる自信があるけど、文面上では思うようにいかないと悩んでいる人は多いのではないでしょうか。
書いた文章が相手に伝わらないのは、上手に表現しようと頑張った結果回りくどくなってしまっていることが原因かもしれません。
回りくどくないスッキリとした表現で書けば、伝えたいことが正確に伝わる文章になります。
それでは、文章をスッキリさせる方法を紹介します。
無駄を削って伝えたいことが明確な文章にする
文章を丁寧に書こうとすると、説明がくどくなったり同じ言葉を繰り返したりで1文が長くなりがちです。
しかし、言葉を削って少ない字数で表現した方が伝えたい内容がはっきりします。
無駄な言葉を多く使った例文は、以下のとおりです。
ディズニーシーには、ディズニーランドとは違った多くの良いところがあります。
アトラクションがあるのはもちろんのこと、景色が綺麗なのでお散歩するだけでもロマンティックな雰囲気になります。
ランドとは違ってお酒も飲めるので、お酒を楽しみたい人にもおすすめです。
本格的なショーもあり、本当に楽しいので是非行ってみてください。
以下の文章のように不要な箇所を削ると、内容が頭にスッと入ってきます。
ディズニーシーは、ディズニーランドとは一味違った魅力があります。
アトラクションだけでなく、ロマンティックな景色、お酒、本格的なショーも楽しめます。
ぜひ確かめに足を運んでみてください。
事実や意見を正確に伝える実用文では、無駄は削って内容をはっきりさせることが大切です。
飾り言葉を取り除けば文章全体が引き締まる
格好がつきそうな言葉を多く使って飾りすぎている文章は、読み手を混乱させます。
不要な飾り言葉を取り除くことで、相手に伝わる引き締まった文章になります。
飾り言葉を使った例文は、以下のとおりです。
いわゆるタピオカブームに端を発して、今日日、バナナジュースがトレンドの傾向にあるらしい。
このような文章では、結局何が言いたいのかよくわかりません。
飾り言葉を取り除くと、以下のような文章になります。
タピオカブームをきっかけに、最近ではバナナジュースが流行りだしているらしい。
飾り言葉を使っていない文章の方が、相手に内容が伝わりやすくなります。
実用文では多くの言葉を詰め込まず、すっきりとした文章にすることが大切です。
伝えたいことが明確に伝わる文章を書いて、文面上でもコミュニケーション上手になりましょう。
正しく品のある文章を書くために押さえたい基本のポイント3つ
社会人になる前に、正しく品のある文章を書けるようになっておきたいと思っている人は多いのではないでしょうか。
品のある文章を書けるようにしておくことは、一人前の社会人だと認められるための第一歩です。
慎み深く品のある文章の書き方は、1度身につければ一生あなたの役に立ちます。
これから紹介する基本のポイントを押さえて、正しく品のある文章を書けるようになりましょう。
「～たいと思う」ではなく率直な表現で誠実な文章にする
「～たいと思います」は、「～たい」と「～と思います」の両方が自分の思いを伝える意味を持っているので、二重表現になります。
二重表現になるだけでなく、「～たいと思う」を使うと自信のない文章に見えます。
文末を率直な表現にして、自信のある文章を書きましょう。
「～たいと思う」を使った例は、以下のとおりです。
心よりお詫びしたいと思います。
例文はふわっとしていて、本当に謝る気があるのか疑わしいです。
文中の「～たいと思う」を率直な表現に変えると、以下のような文章になります。
心よりお詫びいたします。
心よりお詫び申し上げます。
このような文章の方が、謝る意志が伝わるので誠実さが感じられます。
誠実な文章を書くには、文末を率直な表現にすることが大切です。
尊敬語と謙譲語を使いこなしてマナーがある文章にする
尊敬語や謙譲語にはルールがあるので、手当たり次第に丁寧な言い回しをすればよいわけではありません。
ルールを知らず正しくない尊敬語や謙譲語を使うと、常識がないと判断されてしまいます。
正しい尊敬語と謙譲語をマスターして、品のある文章を書きましょう。
以下の文章は、尊敬語の使い方が間違っている例です。
部長はお食べになられますか？
例文は二重敬語になっているので、正しい尊敬語の使い方ではありません。
「食べる」の尊敬語は、以下の3つです。
・お食べになる
・食べられる
・召し上がる
例文を正しく直すと、以下のような文章になります。
部長はお食べになりますか？
文章を書いたあと「お～」「ご～」と助動詞「れる・られる」を同時に使っていないか確認すると、二重敬語に気づけます。
謙譲語とは、自らを謙遜する表現で相手に敬意を表す言葉です。
以下に、謙譲語の使い方が間違っている例をあげます。
部長が拝見した書類を、私も拝見しました。
「拝見する」は謙譲語なので、目上の人がする行動に対して使うのは間違いです。
例文を正しく直すと、以下のような文章になります。
部長がご覧になった書類を、私も拝見いたしました。
尊敬語と謙譲語がめちゃくちゃな文章にならないように、気をつけましょう。
つなぎ言葉を取り除いて整理された文章にする
文章の中で、なんとなく丁寧な気がして意味のないつなぎ言葉を使う場合があります。
意味のないつなぎ言葉は文法上正しくないことが多く、文章全体がくだけた印象になります。
整理された品のある文章を書くには、つなぎ言葉を避けるのが望ましいです。
以下に、つなぎ言葉を使った文章の例を2つ挙げます。
書類のほうをご覧ください。
私は基本的に賛成です。
つなぎ言葉を使うと、文章全体に締まりがなくなります。
例文のつなぎ言葉を取り除くと、以下のような文章になります。
書類をご覧ください。
私は賛成です。
意味のないつなぎ言葉は避けて、正しく整理された文章にしましょう。
正しく品のある文章が書けるようになると、優秀に見られるだけでなく自信を持つことができます。
社会人としての第一歩を踏み出したあなたが、これから活躍することを祈っています。
読んでもらえる文章の秘訣は読み手に考えさせないこと
ライターや記者など文章を書く仕事をしている人のほとんどは、自分が書いた記事を1人でも多くの人に読んでほしいと思っているのではないでしょうか。
多くの人に読んでもらえる記事は目に留まる奇抜な文章だと考える人もいますが、それだけでは多くの人に読んでもらえません。
読んでもらえる文章に1番大切なのは奇抜さではなく、読み手に考えさせない優しさです。
読み手にとって親切な言い回しや言葉選びをすれば、読者は負担なく文章を読み進めることができます。
それでは、読み手に考えさせない親切な文章の書き方を紹介します。
こそあど言葉を避けて読み手を楽にする
こそあど言葉とは、以下のような短い言葉で対象を指し示す指示語です。
・これ
・あれ
・それ
・どれ
書き手にとっては便利な言葉ですが、読み手は毎回「それ」が指す言葉の対象を判断しながら読まなければいけません。
指し示す対象を逐一考えながら文章を読み進めていくのは負担になるので、こそあど言葉は極力使わないように心がけましょう。
「それ」を使った例文は、以下のとおりです。
シュークリームのシューはフランス語でキャベツを意味している。
ふっくらとした形がそれに似ているところから命名されたといわれている。
例文の「それ」を具体的な言葉に換えると、以下のような文章になります。
シュークリームのシューはフランス語でキャベツを意味している。
ふっくらとした形がキャベツに似ているところから命名されたといわれている。
このように具体的な言葉で文章が構成されていると、読み手は頭を使わなくても内容が入ってきて楽に読むことができます。
一般的でない言葉は使わない方が読み手に優しい
専門用語や業界用語などの言葉は、限られた人にしか通じません。
多くの人に読んでもらえる文章に必要なのは、噛み砕いた表現で誰にでもわかるように説明することです。
難しい言葉は、簡単な言い回しにしたり説明を添えたりといった方法で多くの人にわかりやすい書き方をしましょう。
誰にでもわかりやすい言葉に置き換えた例文は、以下のとおりです。
来週のビアバッシュ、参加しますか？
来週の懇親会、参加しますか？
専門用語や業界用語は言葉の意味を知らない読み手にとって不親切なので、分かりづらい表現をしていないか確認することが大切です。
体言止めを減らせば読み手の負担も減る
体言止めには文字数を減らせたり文末に変化をつけられたりといった利点がありますが、使いすぎると読み手は疲れます。
名詞で終わらせた文章に続く助動詞や動詞を、読み手自身で考えなければいけないからです。
体言止めを動詞で補った文章に直した例文は、以下のとおりです。
2月17日に浅野いにお先生の新刊が発売。
2月17日に浅野いにお先生の新刊が発売する。
読み手に考えさせないように体言止めを減らす努力をして、親切な文章にしましょう。
「こと」や「もの」を減らしてわかりやすい文章にする
語句に「こと」や「もの」をつけて名詞化する方法は便利ですが、重複しやすくなるうえに回りくどくなりがちです。
「こと」や「もの」を具体的な言葉に差し替えると、読み手にとってわかりやすい文章になります。
「こと」を多用した例文は、以下のとおりです。
自炊することで、栄養のバランスがよくなることだけでなく節約することができる。
例文の「こと」を取ると、以下のような文章になります。
自炊をすると、栄養のバランスがよくなるだけでなく節約にも繋がる。
書いた文章を見直すと、「こと」を使わない方がよい箇所は大いにあります。
読んでもらえる文章を書くうえで最優先すべきは、読み手に負担を与えない書き方をすることです。
読み手が考えなくても読み進められる優しい表現で、多くの人に読んでもらえる文章を書きましょう。
基本をマスターして相手に伝わる文章を書こう
文章を書いても、相手に内容が伝わらなくて困っている人は多いのではないでしょうか。
相手に伝わる文章を書くうえで大切なのは、書き方の基本を知ることです。
基本をマスターして文章を書けば、相手との認識がズレてトラブルが起こることもありません。
これから紹介する書き方の基本を押さえて、あなたの意図を正確に相手に伝えましょう。
主語をはっきりさせて明確な文章にする
相手に伝わる文章を書くために最も大切なのは、述語に繋がる主語が誰なのかをはっきりさせることです。
主語が誰なのかはっきりしていない文章は、読み手を混乱させます。
文中で関係が深い主語と述語を近づけると、全体の意味がすんなりと理解できる文章になります。
以下の文章は、主語がはっきりしていない例です。
彼女がバレンタインは高島屋で買った高級チョコをあげるねと言ったので、楽しみにしています。
楽しみにしているのは彼女でもバレンタインでもなく、隠れた主語である私です。
述語の前に主語を入れると、以下のような文章になります。
「バレンタインは高島屋で買った高級チョコをあげるね」と彼女が言ったので、私は楽しみにしています。
主語をはっきりさせることで、散らかっていた文章がすっきり整います。
係り受けの距離を近づけて落ち着いた文章にする
文の中で係る言葉と受ける言葉の位置が遠いと、読み手に伝わりづらくなります。
修飾語と被修飾語を近づけて配置し、伝わりやすくしましょう。
以下の例では、2つ目が係り受けの距離を近づけた落ち着いた文章です。
とにかく遅刻しそうなので、走ろう
遅刻しそうなので、とにかく走ろう
「とにかく」は「走る」に係っているので、近くに置いた方が読みやすくなります。
正しい場所に読点を打ってわかりやすい文章にする
読点はなんとなくの感覚や息継ぎするところでなく、正しい場所に打つことで読み手にとってわかりやすい文章になります。
読点の打ち方を誤ると、自分の伝えたかったことが別の意味で受け取られて誤解を招く可能性もあります。
1つの文を内容に沿って分けて、関係の深い語句同士で切り離したところへ読点を打ちましょう。
以下の2つの例文で、読点を打つ場所によって文章の意味が変わることを表しています。
長い髪の綺麗な、彼女
長い髪の、綺麗な彼女
読点の位置によって、綺麗なのは長い髪とも彼女とも受け取れます。
伝えたい内容を明確にして、正しい場所に読点を打つことが重要です。
文末に変化をつけて読み手が退屈しない文章にする
「～しました」や「～と思います」など文末に同じ表現が続くと、単調な文章になって読み手は退屈します。
文末の表現に変化をつければ、読み応えのある文章になります。
以下の文章は、文末に「～しました」を繰り返した例です。
沖縄旅行を計画しました。
飛行機が欠航になって困惑しました。
旅行は来週に変更することにしました。
文末の表現を以下のように変えると、読み応えのある文章になります。
沖縄旅行を計画しました。
飛行機が欠航になって困惑しています。
旅行は来週に変更することになりました。
読み手が退屈しないように、文末のバリエーションに気を配ることが大切です。
紹介した4つの基本を押さえるだけで、文章力がぐっと上がります。
文章の内容が相手に伝わらないのであれば、1度基本を意識して書いてみましょう。
間違いなく、今までよりずっと出来のよい文章が書けるはずです。
キラリと光る文章に！5つのテクニックで文章力は格段に上がる
ブログで書いた文章がなんとなく他の人と似ていて、悩んだ経験がある人は多いのではないでしょうか。
私たちの周りは文章で溢れているので、平凡な表現で注目されるのは難しいです。
数多くの文章から選ばれるのは簡単ではありませんが、少し工夫をすればキラリと光り人を惹きつける文章が書けるようになります。
それでは、文章力が格段にアップする5つのテクニックを紹介します。
過去の話に現在形を入れて文章に迫力を出す
文中に登場する過去の出来事を現在形で表現すると、まるで今起こっているように感じられて文章に臨場感が生まれます。
文末に変化がつくので心地よいリズムになり、読んでいて飽きることもありません。
以下の文章が、文末の過去形を現在形にした例です。
私のテーブルにうどんが運ばれてきた。
優しい出汁と桜海老の香りが鼻に抜けた。
麺はモチモチとした弾力があり、とても美味しかった。
私のテーブルにうどんが運ばれてきた。
優しい出汁と桜海老の香りが鼻に抜ける。
麺はモチモチとした弾力があり、とても美味しい。
具体的なエピソードを書いてオリジナルな文章にする
文章にセリフや会話を引用した具体的なエピソードを書けば、強いオリジナリティを出すことができます。
読み手は文章を耳で聞いているような感覚になるので、リアルさが増して親近感もわいてきます。
以下の例文のように、セリフや会話を引用してみましょう。
「ぼくねー、大きくなったらスーパーマンになるんだ！」
子供らしくてかわいい夢だな、と思う私に息子は続ける。
「そしたら、ママを守れるでしょう？」
動詞を使って文章に動きを出す
文末を動詞にすると、文章に動きが出て情景が想像しやすくなります。
文末が名詞の文章は止まって見えますが、文末が動詞の文章は次々と物事が展開しているように見えるので、動画のように賑やかです。
以下の例文では、2つ目の文章の方が動きがあります。
キラキラ輝くイルミネーション。
流れるポップなメロディー。
街を行き交うカップルたち。
今日はクリスマスイブだ。
イルミネーションがキラキラ輝く。
ポップなメロディーが流れる。
カップルたちは街を行き交う。
今日はクリスマスイブだ。
2つめの文章の方が動きがあり、クリスマスの情景が伝わってきます。
名詞と関係が深い動詞を選んでこなれ感を出す
名詞には、結びつきの強い動詞が多くあります。
名詞と結びつきの強い動詞を選べば、こなれ感のあるおしゃれな文章にすることが可能です。
例えば「恋が始まった」より「恋に落ちた」と言った方が、しっくりきます。
恋は始まるよりも落ちるとの方が結びつきが強いからです。
コーヒーも同じで、「コーヒーを作る」と言うより「コーヒーを淹れる」と言った方がおしゃれに見えます。
名詞と結びつきの強い動詞がないかを見直して、文章をワンランクアップさせましょう。
語順を変えて文章のインパクトを強める
文章の中に強調したいことがあるとき、通常の語順を倒置させる方法で文意を強められます。
なぜなら私たちは主語から始まる文章に慣れており、いきなり結論から話されると驚くからです。
以下に、語順を入れ替えてインパクトを強めた例をあげます。
私は、お風呂上がりにキンキンに冷えたビールを飲むのが大好きです。
大好きです！キンキンに冷えたビール。
お風呂上がりに飲むのが最高なんです。
文章で強調したいことを先に出し、余分な言葉は削って足りない言葉を補足するとインパクトが強くなります。
紹介した5つのテクニックを意識して書けば、あなたの文章をひときわ目立つものにすることが可能です。
文章力をアップさせ、キラリと光る文章で読み手の心を掴みましょう。
書くのが苦手な人でもスラスラ書けるようになる文章の作り方
レポートや論文の提出を求められたときに、文章が書けなくて困ったことがある人は多いのではないでしょうか。
どこから書き始めればよいかわからず、ペンを持ったまま白紙とにらめっこする時間は苦痛です。
しかし文章を書くのが苦手な人でも、コツさえ掴めばスラスラ書けるようになります。
コツを掴んでわかりやすい文章を作り、書くことに対する苦手意識をなくしましょう。
書くための準備に時間を使って深い内容の文章にする
文章を書くために大切なのは、時間をかけて考察を準備することです。
万全に準備をしておけば、徹底された考察により文章の内容が深いものになるだけでなく、書くスピードも上がります。
例えば登山するときは、事前にコースを調べたり持ち物を用意したりといった準備をしますよね。
準備を怠ってハイヒールで山を登れば怪我をするし、地図を持っていかなければ道に迷うかもしれません。
文章を書くときも同じで、準備を完璧にしておくことでスラスラ書くことが可能になります。
では文章を書く準備とはどういうことなのか、これから説明していきます。
テーマを最後まで貫き通すことで筋の通った文章にする
テーマは文章の核となるので、意図をはっきりさせて最後までブレないようにすることが大切です。
レポートや論文などでは多くの場合テーマが決められているので、文章に一貫性をもたせます。
自らテーマを探すケースでは、誰に向けたどのような文章を書くのか明確にさせた上でテーマを決めます。
いきなりペンを握って書き始めるのではなく、まずは1枚の紙を用意して上部に大きくテーマやタイトルを書きましょう。
書いたテーマを見失わぬよう最後まで意識し続けることで、筋の通った説得力のある文章になります。
テーマに沿った材料を集めることで書きたいことが浮かび上がる
文章を書くための材料を集めることで、書きたいことが自然と浮かび上がってきます。
材料は自らの体験や知識、本で調べたことなどです。
インタビューをして聞いたことや、インターネットで集めた情報も材料になります。
集めた材料を、紙の空いているところに書いておきます。
材料は多いほど書くことに困らなくなるので、時間の許す限りたくさんの材料を集めましょう。
書きたいことを整理することでスッキリとした文章になる
書き出した材料から自分の伝えたい内容を選んで整理することで、スッキリとした読みやすい文章になります。
まずは材料を関係のある項目同士で集め、グループを作ります。
グループを作り終えたらテーマに沿った話題であるかを見極め、取捨選択をしましょう。
せっかく集めた材料を捨ててしまうのは心苦しいかもしれませんが、テーマと関係のない話題を入れると話の本筋から離れてしまうことになるので、文章全体にまとまりがなくなります。
一貫性のある文章には、伝えたいテーマを大切にして関係のない話題は勇気を持って切り捨てることが必要です。
先に結論を書くことで読み手を惹きつける文章にする
出だしが魅力的な文章は興味をそそり、読み手をぐっと惹きつけることが可能です。
1番の盛り上がりである結論を先に出すことで、読み手が最後まで読みたくなるような魅力的な文章になります。
冒頭で伝えたいことがわからない文章は入り込みづらく、読もうとする気持ちが薄れてしまう人もいますよね。
伝えたいことを出し惜しみせず、核心から入ることで大事な結論を強調することができます。
出だしで結論を書いたら、あとはグループごとに段落分けをして文章を組み立てます。
このようにしてコツさえ掴めば、文章を書くことが簡単に感じられるのではないでしょうか。
今までの苦手が得意に変わり、書くことが楽しくなるよう願っています。
説得力のある文章を書くために意識するポイント
説得力のある文章で相手を納得させたい、と思ったことがある人は多いのではないでしょうか。
文章は人の心を動かし、時には行動さえも変える力をもっています。
相手が納得するような文章を書くことができれば、リポートや企画書で高い評価が得られます。
仕事の場だけでなく恋愛や家庭においても活用できるので、説得力のある文章が書けるようになれば人生を豊かにすることが可能です。
これから紹介する3つのポイントを意識し、説得力のある文章を目指しましょう。
文末に「〜だろう」を使わないことで自信のある文章にする
「〜だろう」を多用することなく文末を言い切った表現にすることで、説得力のある文章になります。
「〜だろう」は断定を避ける表現なので、文章に自信や根拠のなさが表れてしまいます。
本当かどうかわからない根拠のない文章では、相手を納得させることは難しいですよね。
以下の例文が、「〜だろう」を使った文章です。
きみはかわいいから、異性からモテるだろう。
しかし世界で1番きみを愛しているのは、僕だろう。
例文の文末を断定形にすると、以下のような文章になります。
きみはかわいいから、異性からモテる。
しかし世界で1番きみを愛しているのは、僕だ。
「〜だろう」を使わない言い切った文末にしたほうが、相手にとってぐっとくる文章になります。
「〜だろう」のほかに「〜かもしれない」や「〜と思う」なども自信のなさを表すので、説得力のある文章を書くときは使わないことを意識しましょう。
具体的な根拠をつけることで文章に説得力が増す
文章で自分の意見を主張するとき、文中に根拠がなければ説得力がありません。
相手を文章で説得し、納得させるには具体的な根拠づけが大切です。
科学的なデータや事実を文中に入れ、より説得力のある文章にしましょう。
例えば食べたいケーキがあり、以下のような文章でねだるとします。
あのお店のケーキ、おいしいらしいから買って！
例文ではざっくりした情報しかないので、ケーキを買ってもらえる可能性は低くなります。
買ってもらえる可能性を高めるには、以下のように具体的な理由を伝えます。
あのお店のケーキ、テレビで見ておいしそうだったよ。
シェフはフランス最優秀パティシエ賞を受賞していて、名古屋出店は2月14日までの期間限定なんだって。
食べてみたいから買ってほしいな。
具体的な理由をつけることで、相手を納得させる文章になることがわかりますよね。
理由づけに加え文章に具体性をもたせるポイントは、文中に日付や数量などの数字を入れることです。
数字を入れることで「多い」や「少ない」などの曖昧な形容詞を避けることができ、より説得力のある文章になります。
主張したいことがあるときはより多くの情報を集めて根拠を示し、説得力のある文章にしましょう。
同じ意味の言葉を繰り返すことで説得力のある文章にする
同じ意味の言葉を繰り返し使うと、伝えたいことを相手の記憶に定着させることができ、文章に説得力が増します。
社会心理学者ウィルソン氏の実験によると、同じ意味の言葉を10回繰り返したときの説得力は、1度も繰り返さなかったときに比べて82%あがることが立証されています。
ただし繰り返すとはいっても全く同じ言葉ではなく、言い方を変えた同じ意味の言葉を使いましょう。
全く同じ言葉では、相手が飽きてしまいますからね。
以下が、同じ意味の言葉を繰り返し使って書いている文章です。
俳優の○○さんは、淡々としたクールな役から猟奇的な役まで幅広くこなす名役者だ。
小さな仕草や目線ひとつとっても全くの別人で、実に素晴らしい。
例文で伝えたいことは演技が上手いということですが、ひとことで終わってしまうのではなく、色々な言葉で演技が上手であることを表現しています。
このように同じ意味の言葉を繰り返すことで、よりいっそう説得力のある文章になります。
説得力のある文章は、様々な場面で相手を納得させることができます。
相手の胸にストンと落ちるような文章で、豊かな人生を歩みましょう。
